ASI EXPORTA ARCAS

1)      El cliente en el exterior contacta la empresa y este  le manda a la comercializadora de ARCAS un mail con los productos que desea, la cotización de estos y la fecha de vencimiento que el cliente necesita.

2)      Arcas manda a ala gerente de exportación de bavaria  un mail, en el cual  se averigua la disponibilidad del producto y la fecha de vencimiento.

3)      Si en llegado caso bavaria dice que si está el producto disponible  con las fechas de vencimiento que se le piden, se le informa  al cliente que si hay disponibilidad del producto y q la fecha de vencimiento es para tal día, mes y año.

4)      Después hay q ver si el cliente acepta las fechas de vencimiento; a la vez se le envía la factura proforma en la cual aparecen datos como, descripción del producto, precio total, etc. Esta factura se manda en precio dólares si el cliente es internacional, y tiene un vencimiento después de tres días, si el cliente no ha cancelado la factura en este tiempo esta se modifica por la fluctuación del dólar, ya que el precio cambia, no importa si me conviene el precio o no.

Cuando es una factura en pesos tiene una validez de 15 días.

5)      Cuando el cliente acepta las condiciones de la factura, el debe hacer el pago total de la mercancía y enviar soporte de consignación antes de los tres días a ARCAS, en esta comercializadora no se Acepta pagos a cerdito, si no el pago total de la mercancía por parte del cliente.

6)      Cuando nosotros observamos que el dinero está consignado en nuestra cuenta, se le manda un e-mail  a bavaria confirmando el pedido de tantas bandejas sea x 24 un ejemplo, y la disponibilidad.

7)      Después que todo este en  orden bavaria pasa el producto a la bodega de exportación que está ubicada   en Barranquilla.

8)      Luego empiezan a actuar los dos asociados de negocios en la exportación. El agente de carga internacional y la agencia de aduana.

9)      Cuando arcas constata que  está el dinero consignado  en la cuenta bancaria en Miami, se le  solicita al agente de carga que hay una exportación para E.U “suponiendo” por barranquilla puerto, por favor que nos envíen la frecuencia de salida de los buques a ese destino y cotización del flete internacional para un contenedor de 20 o 40 pies.

10)   Esa cotización del flete se le envía al cliente, el cual debe pagarlo.

11)   Cuando el cliente acepta el flete ARCAS le manda al agente de carga una orden de servicio en la cual se le solicita el transporte del contenedor vacío hasta la bodega de bavaria. Arcas paga este costo, es decir el cargue hasta el puerto que lo realiza el agente de carga.

12)   Al mismo tiempo se le manda al agente de carga un formato de reserva que es con el cual se aparta un espacio en el buque para el contenedor.

El formato de reserva tiene información como, que lleva el contenedor, el volumen de la carga, el peso, el embalaje, se especifica para cuando se quiere el contenedor para que dia y para que hora etc.

Y en cual naviera se va a mandar, en esta se guardan los buques, a veces el cliente quiere una en especial, ARCAS no tiene una especifica, eso depende de la hora en la que zarpen de puerto y si coinciden con lo que ellos necesitan.

13)    El agente de carga le envía a ARCAS por medio de e-mail la confirmación de reserva del buque; también a la vez ARCAS le envía a el agente de aduana una orden de servicio diciendo que solicitamos agenciamiento para una exportación con destino X, de un conteiner de 20 o 40 pies dependa el caso que lleve X producto, además se adjunta formato de reserva, factura comercial o proforma, el empaque del producto, esto debe de decir el e-mail.

Si el cliente necesita el certificado de ORIGEN  este lo da la agencia de aduana y tambien el de INVIMA, para este último hay que enviarle a la agencia de aduana los lotes y fecha de vencimiento del producto.

Ejemplo en una botella de vidrio de Pony malta:

LBA311MAR2011

L: LOTE

BA: planta de fabricación, sea en Barranquilla.

3: la línea de producción, la maquinaria en la que se produce, es decir el tercer bloque de Pony malta que se hizo, este número puede variar.

Marzo de 2011: fecha de vencimiento.

                  

14)   Llega el día del cargue del contenedor.

Una vez que está el contenedor lleno en puerto, el  asistente comercial y de operación logística envía una carta de responsabilidad a nombre del gerente de comercio exterior de ARCAS a la agencia de aduanas para que programe inspección antinarcóticos de contenedor, eso lo hace la policía antinarcóticos antes de que se cargue el buque.

Luego se hace la inspección y se manda el buque al día siguiente a su destino.

También se hace un cierre físico en el que se especifique:

Fecha de zarpe del buque: 11 de nov

Cierre físico del buque o la mercancía en el puerto: 9 de nov

El cierre documental: 8 de nov.